１．前文は省略する

頭語や時候のあいさつなど前文は省きます。

「○○様のご逝去のお知らせをいただき、驚いております」など、訃報に対する驚きの気持ちをそのまま表し、本文に入ります。

２．葬儀に参列できない理由を書く

「よんどころない事情で（遠隔地のゆえ・長期出張のため）葬儀に参列できないことをお許しください」などと、理由を記しましょう。

３．あとで訃報を知ったとき

「○○様にお話を伺い、驚いきました。・・・・お悔やみが遅れたことをお許しくださいませ」などと、お悔やみが遅れた旨にふれておきましょう。

４．香典を同封する場合

「なお、心ばかりではございますがご香料を同封いたしました。ご霊前にお供えくださいますよう、お願い申し上げます」と、同封の旨を書き添えます。

５．末文は短めに書く

末文は、「まずは、略儀ながらお悔やみ申し上げます」という程度に簡略化します。

相手の健康を祈るなどの文面を書くと長くなりますので、特に必要ありません。「謹白」などの結語も省略します。

ただ、目上の方に送る場合は、書いた方が丁寧な印象になります。